Auch im zweiten Lockdown arbeiten wieder Millionen Menschen in Deutschland von zu Hause aus. Viele davon nutzen Microsoft Teams. Das ist zwar kein neues Microsoft-Produkt, zumindest war es schon vor Corona verfügbar und wurde in vielen Firmen auch genutzt. Trotzdem kam der große Hype erst mit den Folgen der Pandemie, da viele Unternehmen große Teile der Belegschaft ins Home-Office geschickt haben. Microsoft befeuert diesen Hype nun kräftig und schickt immer wieder neue Features ins Rennen, die der Konkurrenz den Rang ablaufen sollen.
Bereits in den letzten Monaten war Teams für viele eine attraktive Wahl, da sich das Microsoft-Tool durch zahlreiche Apps von Drittanbietern erweitern lässt. Ob Organisations-Tools wie Trello, soziale Tools wie Quizzes und Umfragen oder auch einfach der Wetterbericht: All das lässt sich über den App-Hub direkt in Teams integrieren. Knapp 20 dieser Apps lassen sich nun ab sofort nicht nur in Textchannels, sondern auch direkt in Meetings nutzen – darunter das Umfragetool Polly und die Planer-App Asana.
Bessere Zusammenarbeit
Seit Ende August 2020 ist der Zusammen-Modus (Together-Mode) verfügbar. Dieses Feature platziert alle Teilnehmer einer Konferenz oder Besprechung vor einem gemeinsamen Hintergrund. Laut Microsoft soll es so leichter sein, sich auf Körpersprache und Gesichter der anderen Nutzer zu konzentrieren. Bevor sich die neue Funktion nutzen lässt, müssen Sie sie in den Einstellungen aktivieren. Dazu klicken Sie auf Ihr Profilbild und anschließend auf Einstellungen. Dort setzen Sie den Haken bei dem Punkt Neue Besprechungserfahrung aktivieren. Zudem sollen sich Teams-Besprechungen dank Dynamic View lebhafter gestalten lassen. So gibt es individuelle Einstellungsmöglichkeiten und Steuerelemente, mit denen Sie die Ansicht während der Videotelefonate ändern.
Mit der Galerieansicht ist es möglich, bis zu 49 Teilnehmer gleichzeitig anzeigen zu lassen. Organisatoren erstellen zudem auf Wunsch Nebenräume, in denen sich kleinere Gruppen bilden. Zusätzlich sind Videofilter verfügbar, mit denen Sie Beleuchtung und Fokus der Kamera anpassen.
Effektivere Meetings
Da es in größeren Videokonferenzen meist schwierig ist, nonverbale Zustimmung auszudrücken, bekommt Microsoft Teams Live-Reactions. Das sind Emojis, die der jeweilige Teilnehmer auf Wunsch ausspielt, um eine Reaktion auf das Gesagte zu geben – ohne dabei den Sprecher zu unterbrechen. Zusätzlich werden Chat-Nachrichten direkt während des Videostreams eingeblendet, damit alle Teilnehmer sie leichter lesen können.
Zuerst nur in den USA möglich, soll es bald schon Live-Untertitel geben. Zusätzlich arbeitet Microsoft daran, simultane Übersetzungen anzubieten. Diese und Untertitel sollen sich zusätzlich im Chat-Fenster speichern lassen, sodass sie auch im Nachhinein noch zu lesen sind. Zusätzlich will Microsoft künftig Konferenzen mit 1.000 Teilnehmern ermöglichen.
Auch vor Corona wurde Teams schon häufig für virtuelle Meetings genutzt, in der Praxis brachten dann aber auch die Treffen im echten Leben Abwechslung. Was viele Nutzer gemerkt haben: Das ständige Sitzen in Microsoft Teams Konferenzen kann ganz schön schlauchen. Gegen diese Meeting-Müdigkeit setzt Microsoft mehrere Neuheiten:
- Push-to-Talk: Ständiges Stummschalten per Maus oder mit der Tastenmobination Strg+Shift+M kann in Teams schnell nervig werden. Damit Sie wirklich nur gehört werden, wenn Sie es wollen, rüstet Teams bald endlich den Push-to-Talk-Modus nach. So wird ihr Mikrofon nur dann aktivert, wenn Sie eine bestimmte Taste gedrückt halten.
- Zitierte Antworten: Damit in Chat-Diskussionen keine Missverständnisse entstehen, lassen sich einzelne Antworten in Teams künftig zitieren, damit Sie immer auf die passende Nachricht Bezug nehmen können.
- Gruppen aufsplitten: Ein riesiges Meeting führt oft nicht zum Ziel. Mit Breakout Rooms sollen sich ab in Kürze Teams-Meetings in mehrere kleine Gruppen aufteilen lassen, etwa für Brainstorming-Sessions.
- Neues Dashboard: Ein neues Dashboard soll Anwendern dabei helfen, ihren Arbeitstag produktiver zu gestalten und Teams stärker miteinander zu vernetzen. Als Basis dafür dient Know-How aus Microsoft-Tools wie MyAnalytics.
- Eigene Layouts: Inhalte in Teams präsentieren ist ein wichtiges Feature. Zukünfig soll das mit eigenen Layouts möglich sein. So kann man zum Beispiel PowerPoint-Dateien in einen Hintergrund einbetten. Das sieht dann aus, als ob Nutzer eine echte Präsentation halten.
- Zusammenfassungen: Und am Ende eines Meetings gehen alle auseinander und keiner weiß, was zu tun ist. Genau das will Teams vermeiden. Eine neue Funktion namens Meeting recaps macht eine Zusammenfassung von Treffen für alle verfügbar, inklusive geteilter Dateien und vorliegender Transkripte.
- Vereinfachte Anrufe: Anrufe sollen in Teams mit einer Übersicht über Kontakte, Voicemail sowie Anrufhistorie einfacher gestaltet werden.
- Verbesserte Suche: Je mehr man mit Teams arbeitet, desto mehr Inhalte sind vorhanden. Dort bestimmte Sachen zu finden, soll einfacher werden. Microsoft Search soll noch in diesem Jahr für Teams verfügbar sein, um etwa Nachrichten, Teilnehmer oder Dateien einfacher zu finden.
Neues für Anfang 2021
Ein wenig länger lassen andere Neuerungen auf sich warten. Microsoft verkündete in seinem Blog, dass Anfang 2021 zahlreiche Funktionen für gesteigertes Wohlbefinden in Microsoft Teams hinzukommen sollen. Dies rührt daher, dass viele Arbeitskräfte im Home Office keine klare Trennung zwischen Büro und Privatleben haben und somit oft Überstunden machen. Diese Features sollen enthalten sein:
- Schichtzeiten: Um unbezahltes Arbeiten und Stress außerhalb der Arbeitszeiten zu unterbinden, lässt sich in Teams künftig festlegen, zu welchen Uhrzeiten Mitarbeiter die Kommunikations-Plattform nutzen können.
- Virtuelles Pendeln: Da die Fahrt zum Büro und nach Hause im Home Office entfällt, soll diese zunächst seltsam anmutende Funktion dabei helfen, den Arbeitstag produktiv zu starten und diesen reflektiert zu beenden. Somit soll die Trennlinie zwischen beiden Welten klarer gezogen werden.
- Pausenerinnerungen: Microsoft Teams wird Nutzer erinnern, sich feste Pausen in der Woche einzuplanen, ehe diese mit Meetings vollgestopft wird. In diesen Zeiten sollen Störungen vermieden werden, was auch für produktives Arbeiten wichtig ist.
- Headspace-Integration: Einige Funktionen der App Headspace werden nativ in Teams zu finden sein. Dabei handelt es sich etwa um Achtsamkeitserfahrungen und wissenschaftlich geprüfte Meditationsübungen, die man nahtlos in den Arbeitstag einbinden kann, um kurz zu entspannen.
- Emotionaler Check-in: Das Feature soll Kollegen dabei helfen, sich auf die Gefühlslage anderer Teammitglieder einstellen zu können. Dabei kann man per Smiley seinen Tag bewerten und sich schneller vernetzen. Die täglichen Interaktionen sollen das Teamgefühl stärken.
